アポイントメントの受け方から注意まで



アポイントメントの受け方---方法
　・客が電話や手紙などで申し込む
　・客が出向いて申し込む
　・上司の不在中に来た客が、秘書に申し込む
　・上司が客との面談中に、次回の面会を約束する
　・上司の上役や部下から、客との面談を依頼される
　※上司自身が約束したもの以外は、全て上司の承認を受ける


アポイントメントの際の注意
　受ける際
　　１．だれが（社名・名前）
　　２．何を（用件）
　　３．いつ（日時・所要時間）
　　４．どこで（場所）をはっきり尋ねる


　日時を受ける際に避けたほうがよい時間
　　１．会議の直後
　　２．出張から戻った日
　　３．出張や休暇の直前
　　４．月曜日の朝
　　５．休日の前の午後
　　６．夜間


　アポイントメントの断り方
　　・丁寧に誠意を込めて断る
　　・理由をはっきり述べる
　　・手紙などの申し込みについては、なるべく早めに返事
　　　「誠に申し訳ございませんが、、、」
　　　「ただいま、出張中でございますので、、、」
　　　「そのことについては、
　　　　　どなたともお会いいたしませんので」

　面会の準備
　　・毎朝上司にその日の予定を伝える際、
　　　面会の予定は特に念を入れて伝える

　　・上司の予定表と秘書の予定表とを、ときどき照合する


　面会予定表
　　・面会の日時が決まったら、
　　　自分の予定表・上司の予定表に書き込む

　　・面会が多い場合、普通の予定表のほかに、
　　　日別の面会予定表を作るとよい
　　　また、その予定表を受付に回しておけば、
　　　受付で予定客であることがすぐ分かり、
　　　客も感じがよい

　　・面会予定表には時間と面会約束者、用件を書き込む